1. W celu wprowadzenia danych do ewidencji, powiatowym zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności zapewnia się dostęp do danych zgromadzonych w ewidencji.
2. Wprowadzenie danych do ewidencji następuje przez pobranie danych zgromadzonych w ewidencji, ich weryfikację, w szczególności w oparciu o posiadane dokumenty lub dane, oraz wpisanie do ewidencji nowych danych. W przypadku rozbieżności między danymi a danymi zawartymi w rejestrze PESEL lub REGON, rozstrzygające są dane zgromadzone w tych rejestrach.
2a. W przypadku wprowadzenia do ewidencji danych dotyczących nowego podmiotu, dane te są pobierane z rejestru PESEL, REGON, centralnej ewidencji pojazdów oraz centralnej ewidencji kierowców, o ile są w nich gromadzone. W przypadku rozbieżności między danymi a danymi zawartymi w rejestrze PESEL lub REGON, rozstrzygające są dane zgromadzone w tych rejestrach.
3. System teleinformatyczny obsługujący ewidencję generuje komunikat o:
1) wprowadzeniu danych do ewidencji – w przypadku poprawnego wprowadzenia nowych danych do ewidencji, który jest równoznaczny z wypełnieniem obowiązku wprowadzenia danych do ewidencji;
2) niewprowadzeniu danych do ewidencji – w przypadku gdy nowe dane nie zostały wprowadzone do ewidencji i konieczne jest ponowne ich wprowadzenie w celu wypełnienia obowiązku wprowadzenia danych do ewidencji.
4. Minister właściwy do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:
1) zakres danych, do których zapewnia się dostęp powiatowym zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, mając na względzie prawidłowość wykonywania przez nie zadań wynikających z niniejszej ustawy;
2) wymagania techniczne i jakościowe w zakresie danych wprowadzanych do ewidencji oraz sposób ich wprowadzania, mając na względzie zapewnienie wysokiej jakości przekazywanych danych do ewidencji i jej referencyjny charakter.