Art. 10 [Organy właściwe do rejestracji danych w rejestrze PESEL; Zasady i terminy przekazywania oraz aktualizacji danych w rejestrze PESEL]

1. Rejestracji danych w rejestrze PESEL dokonują:

1) kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu urodzenia i dokonywania w nim zmian oraz sporządzenia przypisku przy tym akcie – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1–11, 13–15, 18 i 26;

2) kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu małżeństwa i dokonywania w nim zmian oraz sporządzenia przypisku przy tym akcie – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1, 7, 12, 13 i 26;

3) kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu zgonu i dokonywania w nim zmian – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 7, 13, 17, 19 i 26;

3a) kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego wpłynął zagraniczny dokument stanu cywilnego lub inny dokument wydany w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli osoba, której nadano numer PESEL, nie ma polskich aktów stanu cywilnego – w zakresie zmiany danych, o których mowa w art. 8 pkt 7, 13 i 26;

4) kierownik urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję o zmianie imienia i nazwiska – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1 i 2;

5) organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy obywatela polskiego – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 14–21;

6) wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych, każdy zgodnie ze swoją właściwością – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 11;

7) organ gminy właściwy do wydania dowodu osobistego – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 22;

8) organy właściwe do wydania paszportu – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 23;

9) organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy cudzoziemca – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1, 3–7, 9–21, 24–24b i 26;

9a) organ gminy właściwy do realizacji wniosku obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej o ujęcie w stałym obwodzie głosowania w Centralnym Rejestrze Wyborców po wydaniu pozytywnej decyzji w tej sprawie w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy (Dz. U. z 2025 r. poz. 365 i 1792 oraz z 2026 r. poz. 178) – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1, 3–13, 24 i 24a;

10) organ gminy właściwy do złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL, w stosunku do osób, o których mowa w art. 7 ust. 2 – w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1–13, 15 i 22–24b.

2. Organy, o których mowa w ust. 1 pkt 1–4 i 6–8, mogą przekazywać dane do rejestru PESEL za pośrednictwem rejestrów centralnych gromadzących dane dotyczące dowodów osobistych, paszportów, obywatelstwa i rejestracji stanu cywilnego.

3. Dane z rejestru PESEL są przekazywane do rejestrów mieszkańców oraz do rejestrów centralnych, o których mowa w ust. 2, oraz do Centralnego Rejestru Wyborców, o którym mowa w przepisach ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy.

4. Organy, o których mowa w ust. 1, niezwłocznie dokonują rejestracji danych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku braku bezpośredniego dostępu do rejestrów spowodowanego przyczynami niezależnymi od organu rejestracji dokonuje się niepóźniej niż w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.

5. W przypadku braku możliwości przekazania danych w sposób wskazany w ust. 4 organ przekazuje dane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem w celu ich rejestracji w terminie niedłuższym niż 4 dni robocze od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.

6. Przy rejestracji zmiany danych, o których mowa w art. 8, należy podać datę zmiany danych oraz oznaczenie organu lub sądu, z którego działania wynika dokonana zmiana. Dotychczasowych danych nie usuwa się z rejestru, z wyłączeniem danych wymienionych w art. 8 pkt 22 i 23 oraz danych zmienianych w związku z procedurą przysposobienia albo obalenia domniemania ojcostwa męża matki.

6a. Zapisy w dziennikach systemów (logach) przechowywane są przez 5 lat od dnia ich utworzenia.

7. Podstawę rejestracji danych cudzoziemca stanowi ważny dokument podróży, a w przypadku obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej, obywatela państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub obywatela Konfederacji Szwajcarskiej – również inny dokument potwierdzający tożsamość i obywatelstwo.