1. Oceniający dokonuje ustaleń w zakresie oceny na podstawie dowodów zgromadzonych w wyniku czynności przeprowadzonych w zakresie oceny. Przebieg czynności w zakresie oceny oceniający dokumentuje w aktach oceny.
2. Z czynności mających istotne znaczenie dla sprawy oceniający sporządza protokół lub notatkę.
3. Z ustaleń w zakresie oceny oceniający sporządza protokół oceny, który zawiera:
1) miejsce i datę sporządzenia;
2) oznaczenie ocenianej jednostki organizacyjnej, jej siedzibę i adres, stopień służbowy, imię i nazwisko jej kierownika, z uwzględnieniem zmian zaistniałych w okresie objętym oceną;
3) stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe oceniającego oraz numer i datę wystawienia upoważnienia do oceny;
4) określenie przedmiotu i zakresu oceny oraz okresu objętego oceną;
5) datę rozpoczęcia i datę zakończenia czynności w zakresie oceny z uwzględnieniem dni przerw w tych czynnościach;
6) opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku oceny, ustalonych nieprawidłowości lub naruszeń przepisów prawa ze wskazaniem przyczyn ich powstania, ich zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych;
7) wskazanie osób, o których mowa w art. 98d ust. 2 pkt 6 i 7, od których uzyskano informacje, wyjaśnienia lub opinie;
8) omówienie dokonanych w protokole oceny poprawek, skreśleń i uzupełnień;
9) wykaz załączników, które dołączono do protokołu oceny;
10) podpis oceniającego i kierownika ocenianej jednostki organizacyjnej na każdej stronie protokołu, a w razie odmowy podpisania protokołu oceny przez kierownika – wzmiankę o tym zamieszczoną na końcu protokołu;
11) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń oraz o prawie odmowy podpisania protokołu oceny.
4. Protokół oceny sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje, za poświadczeniem odbioru, kierownik ocenianej jednostki organizacyjnej, a drugi – organ przeprowadzający ocenę.